L’archivage électronique n’est ni une solution de gestion informatique, ni une sauvegarde informatique, mais bien de l’archivage. En effet, archiver numériquement consiste à maintenir une valeur juridique aux objets numériques, de leur établissement jusqu’au terme du délai de conservation. Bien loin du stockage ou de la sauvegarde de données, l’archivage électronique constitue une opération essentielle (et obligatoire) pour les entreprises permettant de garantir la sécurité de leurs fonds de documents probants. Pour résumer la loi du 13 mars 2000, « l’archivage électronique a la même force probante que l’archivage papier ».
Bulletins de salaire, notes de frais, contrats clients, factures…Tous ces documents essentiels au bon déroulement d’une entreprise font l’objet d’un traitement différent selon les besoins et les impératifs d’un groupe. « Nous adaptons la solution aux besoins du client », assure Philippe Rocuet, Directeur Général de Pro Archives Systèmes. « Selon la typologie de documents, la solution change et c’est au spécialiste de l’archivage de proposer la méthode la plus adaptée aux clients. Plus que la simple numérisation des documents, nous devons proposer aux clients de vrais services et la construction d’une solution sur-mesure en fonction de leurs besoins ».
Dans un contexte où la dématérialisation est grandissante dans les organisations, Pro Archives Systèmes construit et propose trois solutions digitales principales : un coffre-fort numérique (CFN), un système d’archivage électronique (SAE) et une gestion électronique des documents (GED).
Le coffre-fort, un conteneur d’objets numériques
Le coffre-fort numérique aussi appelé coffre-fort électronique communicant (CFEC) a pour objectif soit de conserver des objets numériques et leur valeur probante soit de servir d’espace d’échange sécurisé. Il permet d’archiver tout type de documents et de les échanger de manière sécurisée. L’une des particularités du coffre-fort numérique est que tout utilisateur ayant, a minima, un droit de lecture sur le coffre-fort verra l’ensemble de tous les objets numériques qui y sont conservés. Les entreprises doivent donc savoir qu’il n’y a pas de cloisonnement possible dans ce type de solutions.
En termes d’usages, l’objet numérique peut être déposé avec une information d’intégrité : une empreinte. Le coffre-fort calcule alors de son côté une empreinte de l’objet déposé et la compare avec celle reçue. En cas de différences, l’objet numérique est rejeté. Quelle que soit la façon de déposer, lorsqu’un objet numérique est accepté, une attestation de dépôt est générée et peut être retournée à l’émetteur.
En pratique, un coffre-fort n’effectue aucun traitement sur les objets numériques déposés. Il doit être vu avant tout comme un conteneur d’usage très simple dont le principal objectif est la conservation des objets numériques, comme des bulletins de salaire ou des dossiers médicaux par exemple.
Un SAE pour une gestion plus poussée de l’archivage
Un système d’archivage électronique (SAE) permet d’archiver des objets numériques et de garantir la préservation de leur valeur probante dans le temps. Tout comme un coffre-fort numérique, il autorise la consultation en temps réel et le partage de documents actifs de l’entreprise.
Un SAE se différencie d’un coffre-fort par les opérations qu’il peut effectuer avant le dépôt d’un objet numérique, pendant le cycle de conservation, voire lors de la sortie des objets numériques. Parmi ces opérations, on peut évoquer, par exemple, le contrôle des formats lors du dépôt, le découpage en sous-unités ou la conversion de format. De plus, un cloisonnement des objets numériques peut être mis en œuvre permettant ainsi un filtrage selon l’utilisateur final connecté.
Le parcours d’un objet numérique dans le SAE repose sur le modèle appelé OAIS. Un producteur de documents émet des SIP (Submission Information Packets) vers le SAE, qui les contrôle, les découpe et/ou convertit les Information Packets issus des SIP, puis les regroupe en API (Archive Information Packets) pour les conserver. Un utilisateur final peut ensuite rechercher et récupérer des DIP (Dissemination Information Packets).
Le Responsable Archivage, appelé Management dans OAIS, est en charge de la politique d’archivage au sein de l’entreprise tiers archiveur, comme Pro Archives Systèmes. Son rôle est de soutenir politiquement et financièrement l’environnement SAE mis en œuvre pour qu’il puisse correctement opérer sur le long et très long terme.
La GED, une solution de stockage pour un usage quotidien
La gestion électronique des documents (GED) correspond, quant à elle, à une solution de stockage. Elle n’effectue aucune conservation des informations fournies, qui ne pourraient être utilisées comme faisceau de preuves, puisque rien ne garantit la valeur probante (intrinsèque, rappelons-le) qui leur est attachée.
La GED est utile à l’entreprise dans le cadre d’une gestion quotidienne et lui permet de disposer des bonnes informations au bon moment et au bon endroit. Elle permet d’effectuer des recherches via des métadonnées métiers et offre aussi un cloisonnement possible des informations stockées afin de filtrer ce que l’utilisateur final connecté peut consulter ou non. Les droits des utilisateurs finaux varient d’une lecture seule avec impossibilité de modifier quoi que ce soit, à un mode permettant des mises à jour, voire des ajouts/suppressions d’objets numériques et/ou d’informations.
Une solution GED peut être connectée à un SAE et/ou à un coffre-fort numérique pour y déposer ou rechercher des informations qu’elle possède.
Un accompagnement complet de Pro Archives Systèmes
Gain de productivité dans la gestion des processus métier, amélioration du service client avec réduction des délais de réponse, meilleure fluidité dans le partage de l’information, sécurisation des opérations par une meilleure traçabilité…autant de preuves que la digitalisation des processus permet ainsi d’accroître l’efficacité des organisations.
« Pro Archives Systèmes offre un service sécurisé à vocation probatoire permettant à une entreprise ou à un utilisateur de conserver des documents et des données et de faire valoir ses droits en cas de besoin », confie Jean-Marc Giudicelli, Directeur Développement Solutions Digitales chez Pro Archives Systèmes « Le tout en répondant à trois objectifs essentiels : traçabilité, pérennité, sécurité ».
L’accompagnement proposé par Pro Archives Systèmes, basé sur la conduite du changement, la facilité de déploiement, la conformité et la réduction des coûts, permet une mise en œuvre d’un projet de dématérialisation avec succès. L’important travail de support est une difficulté qu’il est indispensable de surmonter. Pro Archives Systèmes insiste sur « la nécessité de proposer des solutions agiles, simples à mettre en œuvre, avec un impératif de conformité au RGPD et de respect des normes Z42-020 et Z42-013 ».
Pro Archives Systèmes est le garant de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des documents et données de ses clients. C’est pourquoi le groupe propose également d’autres offres, comme les factures électroniques clients, les bulletins de paie dématérialisés, la contractualisation en ligne, la lettre recommandée électronique ou encore des environnements hautement sécurisés pour la conservation des données de santé.
Si vous avez des questions, nous sommes là pour y répondre et vous accompagner : nos Experts Solutions Digitales sont à votre disposition
