Le code du patrimoine définit les archives comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (article L211).
Mais toutes les archives n’ont pas le même statut selon leur utilité et leur conservation. En 2002, le Dictionnaire de terminologie archivistique précise ainsi l’expression « Archives définitives » : elles recouvrent l’ensemble des documents conservés à l’issue d’un tri, que ce soit « pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées » ou « pour la documentation historique de la recherche ».
La théorie des trois âges
Cette notion n’est pourtant pas nouvelle. Elle date de la définition des trois âges de conservation formulée pour la première fois en 1948 dans le rapport d’un groupe de travail de la Commission Hoover sur l’organisation et le fonctionnement de l’administration fédérale des États-Unis.
L’objectif est alors de réduire la masse des documents périmés par leur destruction en temps utile. Le groupe de travail note à l’époque que l’établissement de tableaux de gestion permet de programmer les éliminations de documents aux moments les plus appropriés en tenant compte de leur valeur directe (primaire) ou résiduelle (secondaire) décroissante.
En France, Yves Pérotin, archiviste et historien, formule le premier le concept en 1961 dans un article publié dans la revue Seine et Paris. Il propose alors les termes « archives courantes », « archives intermédiaires » et « archives définitives » et suggère d’abord aux archivistes de s’intéresser au contexte de production des documents avant leur versement aux archives pour mieux en contrôler l’évaluation.
Sauvegarde du patrimoine
Les archives définitives constituent alors le dernier stade de conservation. Elles regroupent des documents à conserver sans limitation de durée. Elles ont donc une valeur particulière, car elles assurent en quelque sorte la sauvegarde du patrimoine et la mémoire des faits. L’intérêt historique ou patrimonial qu’elles représentent impliquent une conservation sans limitation de durée et en dehors du contexte de leur utilisation première.
Dès qu’elles ne sont plus d’usage courant par leurs producteurs, les archives définitives doivent faire l’objet de traitements particuliers afin d’en assurer l’accès et la conservation à long terme. Après avoir trié et classé les archives définitives, il n’est plus possible de les éliminer. Ces documents peuvent servir à des besoins de recherches ou de preuves juridiques pour les juristes ou chercheurs, et ce, bien longtemps après leur création et leur classement.
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