Depuis plusieurs années, la tendance est à l’externalisation de la gestion des archives physiques des entreprises privées et publiques. Souvent, elles choisissent aussi de numériser leurs archives et documents.
Pourquoi cet engouement ?
Alors que le groupe Mobilitas avait anticipé ce phénomène en incluant la gestion documentaire à ses activités il y a de cela plus de 2 décennies, nous avons interrogé Samuel Mergui, Directeur international de la gestion documentaire au sein du Groupe sur l’ampleur de ce phénomène.
Mobilitas, ETI familiale française est aujourd’hui troisième sur le podium du marché français et un acteur majeur dans l’industrie internationale de l’archivage physique, numérique et patrimonial.
Pourquoi externaliser l’archivage de ses documents ?
Samuel Mergui : « La volonté de disposer d’une solution pérenne et confidentiel tout en rationalisant les coûts explique en grande partie le désir des entreprises à externaliser leurs besoins en gestion documentaire, mais pas uniquement.
Rappelons que juridiquement, c’est une obligation légale de conserver certaines archives, qui sont la mémoire vive de l’activité des entreprises privées et publiques, Confier la conservation de ses documents à un prestataire externe, pour une entreprise, c’est bénéficier de la compétence d’experts effectuant une veille réglementaire et technologique constante. Déléguer l’archivage à un tiers apporte une mise en conformité juridique et permet également d’optimiser les conditions de conservation des documents, quel que soit le support. Faciliter l’acces à l’information est un élément clé de nos jours. Dans le cas des archives électroniques, la sécurité et la pérennité de l’information sont garanties.
Pour les archives physiques, contrairement aux idées reçues, les documents sensibles sont bien plus en sécurité dans un local d’archivage dédié qu’au sein de l’entreprise, que cela concerne leur intégrité (incendie, inondation) ou leurs conditions d’accès.
Enfin, un professionnel de l’archivage garantit la disponibilité rapide des documents grâce à un système de classement et de restitution performant. Chez Mobilitas, nous avons développé un logiciel unique de gestion électronique de documents (GED),une solution de coffre-fort électronique ultra performant, capable de s’adapter aux besoins polymorphes de tous les types d’entreprises, qu’elles soient privées ou publiques. Nos clients sont des banques, des assureurs, des hôpitaux, des administrations, des industriels etc. Nos solutions sont donc dessinées sur mesure en fonction des besoins de nos partenaires ».
Les besoins grandissant en gestion documentaire : un phénomène mondial ?
Samuel Mergui : « Mobilitas offre son savoir-faire et ses services en tant que tiers-archiveur depuis 1987 pour toute sortes de supports, que ce soit papier, digital, bandes magnétiques, dossiers patients, etc.
Ainsi, depuis plus de 20 ans, Mobilitas anticipe et répond aux besoins grandissants en gestion documentaire des entreprises et organisations en France mais aussi en Europe, en Asie, dans les Caraïbes, les territoires d’outre-mer et en Afrique enfin, qui représente un gros potentiel.
Nous avons mis en place une stratégie dynamique d’extension de notre offre de services partout dans le monde pour répondre à la demande de nos clients. Notre but est d’offrir à nos partenaires les mêmes services d’excellence dans tous les pays où ils ont besoin de nos services.
Pour ce faire, Mobilitas investit en permanence dans des projets d’agrandissement, de remises aux normes, l’achat de bâtiments ou la construction de nouvelles infrastructures ultra modernes et sécurisées, comprenant des espaces dédiés à la conservation physique mais aussi des ateliers de numérisation, des salles de consultations, etc. . Par exemple, nous avons récemment agrandit et développer notre parc d’activités en Afrique du Sud, au Kenya, au Sénégal, au Mozambique, en Côte d’Ivoire, au Rwanda, en Zambie mais aussi en Europe, aux Caraïbes dans les DOM TOM, partout où nous sommes déjà implantés depuis de nombreuses années.
Dans les prochaines années, Mobilitas compte également développer cette activité au Cambodge, à Myanmar et dans de nombreux autres pays d’Afrique et d’Europe.
Qu’en est-il de la numérisation patrimoniale?
Samuel Mergui : « La numérisation de fonds patrimoniaux consiste à numériser des documents anciens ou fragiles, tels que des œuvres d’art, des fonds d’archives, des plaques de verre, des cartes postales ou des documents historiques. Auparavant, les organismes publics faisaient essentiellement appel à nos services. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises privées souhaitent valoriser leurs collections, leurs fonds d’archives et leur histoire.
La numérisation patrimoniale est en plein essor car elle permet de protéger des œuvres rares et fragiles, mais aussi d’éditer et de dupliquer des supports. Ces trésors peuvent devenir accessibles au public qui ensuite peut consulter les fonds patrimoniaux dans une bibliothèque numérique de manière sécurisée.
A la pointe de la technologie, nous sommes capables de numériser des objets à 360 degrés ou en 3D. Ainsi vous pouvez admirer l’objet sous tous les angles. Récemment, nous avons numérisé la toile d’un sarcophage d’un « pharaon noir » ancienne de plus de 25 siècles , créé une bibliothèque numérique de livres anciens d’astronomie (1450-1850) issus des fonds des bibliothèques d’Aquitaine et de l’Observatoire de Paris et réalisé bien d’autres beaux projets… »
L’avantage financier, la sécurité des données, la possibilité de gagner de l’espace et du temps, la mise en conformité réglementaire expliquent que la demande et les besoins en services d’archivage des entreprises et organisations augmentent. Expert en gestion documentaire, un tiers-archiveur gère tout le cycle de vie des archives jusqu’à leur destruction. Les entreprises n’ont plus qu’à se concentrer sur leur activité principale.
Quant à la numérisation patrimoniale, elle permet d’immortaliser des fonds et des œuvres rares grâce à la création de bibliothèques numériques. De plus en plus d’entreprises, d’organisations, de musées, de fondations, d’instituts, souhaitant partager et diffuser « l’histoire », « la connaissance », « le savoir ». Des collections privées, des œuvres d’une valeur inestimable, des documents uniques deviennent accessibles et consultables où que vous soyez, dans le monde entier.
